Contratar un servicio de traducción simultánea puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de un evento multilingüe. Ya sea una conferencia internacional, un foro académico o una reunión corporativa, la comunicación clara y efectiva entre los participantes es clave. A continuación, te ofrecemos una guía detallada con consejos prácticos, errores comunes, y aprendizajes basados en experiencias reales para ayudarte a tomar la mejor decisión.
1. Define claramente los objetivos de tu evento
Antes de contactar a una empresa de traducción, debes tener claridad sobre:
- ¿Qué idiomas necesitas cubrir?
- ¿Qué tipo de audiencia asistirán?
- ¿Será un evento presencial, híbrido o 100% virtual?
- ¿Qué duración tendrá?
Estos datos no solo influyen en la cotización, sino también en la estrategia técnica y humana del servicio. Cuanto más específica sea tu solicitud, mejor podrá asesorarte el proveedor.
Caso real:
Una empresa del sector salud organizó un seminario para médicos de habla inglesa, española y portuguesa. En un principio solicitaron sólo traducción inglés-español, pero durante el diagnóstico con Ingetron se descubrió la necesidad de incluir portugués. Esto evitó problemas durante el evento y permitió una cobertura completa de los idiomas. También ese día se dieron cuenta que se tenia que hacer una videollamada por zoom y también se tenia que traducir y fue un poco complejo para los técnicos solucionar esto en ultimo momento. Te aconsejo realizar un minuto a minuto y contemplar todas las variables del evento para que ese día ya todo este preparado y todo salga como quieres.
2. Elige un proveedor con experiencia comprobada
La experiencia en el sector de interpretación es fundamental. Busca empresas con trayectoria, casos de éxito y especializadas en eventos como el tuyo.
Pregunta siempre por:
- Años de experiencia
- Clientes anteriores
- Equipos que usan
- Certificaciones o cumplimiento de normas ISO
Opinión desde la experiencia:
“He contratado servicios de interpretación para congresos jurídicos y puedo decir que la experiencia se nota desde el primer contacto. Las empresas con poca trayectoria no tienen protocolos claros ni entienden bien los flujos de un evento en vivo. Ingetron fue clave en una de nuestras ediciones cuando un intérprete tuvo que ser reemplazado en medio del evento sin que nadie lo notara.” — Laura Barrera, organizadora de eventos jurídicos.
3. Evalúa la calidad técnica del servicio
No basta con tener buenos intérpretes. El éxito también depende del soporte técnico. Asegúrate de que el proveedor cuente con:
- Cabinas certificadas
- Consolas digitales de interpretación
- Receptores de alta fidelidad para los asistentes
- Soporte técnico durante todo el evento
Dificultad común:
En un evento de inversión extranjera en Medellín, un proveedor usó receptores analógicos con mala calidad de audio. Esto generó quejas entre los asistentes y afectó la percepción de la empresa anfitriona.
4. Solicita una prueba técnica o demostración
Antes del evento, solicita una prueba o demostración del sistema. Esto permite verificar:
- Calidad del audio
- Cobertura de los receptores en el espacio
- Funcionamiento de la cabina y visibilidad para el intérprete
También permite que los intérpretes se familiaricen con el lugar y se preparen con antelación.
5. Entrega material previo a los intérpretes
Uno de los errores más comunes es no enviar el contenido del evento con anticipación. Los intérpretes deben conocer el tema, el tipo de público y, si es posible, tener acceso a las presentaciones.
Esto mejora la precisión, reduce errores y permite una interpretación más natural.
Ejemplo:
En un simposio sobre ingeniería biomédica, Ingetron recibió los documentos técnicos 5 días antes del evento. Esto permitió asignar a un intérprete con experiencia en el área médica, lo que fue altamente valorado por los asistentes.
6. Confirma el número de intérpretes necesario
Para eventos largos o con múltiples idiomas, se requieren varios intérpretes por idioma. Generalmente, cada intérprete trabaja sesiones de 30 minutos para evitar fatiga. Consulta si el proveedor te incluye esta rotación.
7. Considera la logística completa del evento
La traducción simultánea debe integrarse con la producción general del evento. Coordina con el proveedor:
- La ubicación de las cabinas
- Tiempo de montaje y desmontaje
- Conexión con el sistema de sonido general
Un buen proveedor debe trabajar en conjunto con el resto de los equipos técnicos y de producción.
Conclusión
Contratar un servicio de traducción simultánea va mucho más allá de conseguir un intérprete. Se trata de ofrecer una experiencia multilingüe de alto nivel, sin interrupciones ni barreras. En Ingetron, con más de 40 años en el sector, hemos apoyado cientos de eventos empresariales, académicos y culturales en Colombia y Latinoamérica.
¿Estás planeando un evento multilingüe? Contáctanos y recibe una asesoría personalizada para garantizar el éxito de tu evento desde el primer minuto.
